Comment préparer un salon ?

La participation aux manifestations commerciales est de loin, le meilleur outil de communication, surtout dans le cadre d'une prospection de nouveaux marchés. Avant toute démarche d'exposition, il est recommandé aux entreprises de participer d'abord à ces manifestations en tant que visiteurs. En effet, la visite permet à l'entreprise de bien choisir le salon, de repérer les lieux stratégiques et de se faire une idée générale avant d'y participer en tant qu'exposant.

La visite d'un salon

La visite d'un salon est la première étape pour préparer sa propre exposition. Les entreprises visitent souvent les manifestations internationales dans le cadre de leur étude de marché où elles mettent à jour leurs connaissances et se procurent de la documentation. L'objectif de la visite consiste à s'informer sur les tendances, les nouvelles technologies, les nouveautés en terme de produits et d'établir les premiers contacts. La visite d'un salon permet surtout de se faire une idée des différentes manifestations et de sélectionner celle qui serait susceptible de convenir aux produits de l'entreprise. La visite d'un salon demande, elle aussi, une préparation sérieuse, c'est un investissement qu'il faut rentabiliser au maximum. Il est impossible de visiter tous les stands, il est conseillé de consulter le catalogue des exposants et de repérer les stands les plus intéressants.

La participation à un salon

La participation d'une entreprise à une manifestation commerciale, est le meilleur moyen d'élaborer une stratégie de communication à l 'international. C'est l'occasion pour l'entreprise de mettre à profit tous ses atouts afin d'attirer le plus de prospects possibles sur le stand. La préparation du salon ne doit pas être négligée. Bien que le coût soit élevé, les retombées s'avèrent intéressantes (cf. tableau).

La préparation

Avant toute démarche, l'entreprise doit constituer un planning afin de gérer au mieux le temps qui lui est attribué. Il faut savoir que la préparation est l'étape décisive car c'est à ce moment que se joue le succès ou l'échec de l'exposition.

PLANNING
Temps	Tâches à accomplir	Observation
- 12 mois	Location du stand	Plus le stand sera réservé à l'avance, plus l'entreprise bénéficiera d'un emplacement stratégique.
- 11 mois	Sélection des produits à exposer	Les produits seront choisis en fonction du public visé.
- 10 mois	Etude de la décoration du stand Réservation de l'hôtel	La décoration doit être étudiée de manière rigoureuse, car elle influence le passage des visiteurs. Il faut réserver l'hôtel à l'avance car en période d'exposition, ces derniers sont souvent complets.
- 9 mois	Conception du stand	La période de la conception du stand varie suivant le type de stand. Un stand personnalisé demande une période plus longue qu'un stand livré par l'organisateur.
- 9 mois	Préparation du matériel à exposer	Il faut penser à un emballage adapté au mode de transport.
- 8 mois	Réservation des branchements d'eau, d'électricité (téléphone, fax)
- 7 mois	Mise au point d'une politique promotionnelle	L'animation du stand accentue l'impact de la participation. Certains stands se démarquent des autres grâce à ce critère.
- 6 mois	Choix des hommes et des hôtesses	Choisir des professionnels.
- 5 mois	Formation du personnel	L'accueil doit être impeccable, c'est pourquoi une formation pré-salon est souvent utile.
- 4 mois	Vérification du matériel Réservation du transport du matériel Préparation de la documentation d'entreprise (plaquette, catalogue) Réservation de la publicité dans le catalogue des exposants	Pour le transport de la marchandise, il est conseillé de faire appel à un transitaire possédant une expérience en matière d'expositions.
- 3 mois	Réservation des billets d'avion Vérification des passeports Préparer les cartons d'invitations	Les invitations sont les meilleurs moyens d'assurer des visiteurs et de fidéliser sa clientèle.
- 2 mois	Faire une demande d'assurance prospection de la COFACE Faire une demande de visas (si nécessaire) Faire les vaccinations requises
- 1 mois	Demande de carnet ATA (documents douaniers pour l'expédition d'échantillons) Envoi des invitations
Les derniers jours	Expédition des produits Départ du personnel Aménagement du stand Vérification du stand Vérification des produits Contrôle de la sécurité	La période d'expédition des produits peut être plus longue en cas de destination lointaine et l'aménagement du stand dépend de l'ouverture du hall d'exposition aux exposants.

Le coût

L'organisation d'un salon est une opération coûteuse qu'il faut considérer comme un investissement.
Les dépenses à prévoir sont les suivantes :

DEPENSES
Les frais d'exposition	Location du stand Inscription au catalogue des exposants Frais d'inscription et de badges
Les frais d'aménagement	Les cloisons, le mobilier, la décoration L'éclairage, le branchement d'eau Le montage et démontage Le téléphone, fax Les frais de nettoyage du stand
Les frais de communication	Les invitations gratuites Les mailings Les brochures et plaquettes Les échantillons et matériels de promotion Les réceptions
Les frais liés aux produits	L'emballage Le transport L'assurance
Les frais de personnel	Le transport L'hébergement La nourriture Les interprètes

Le suivi

Une fois l'exposition terminée, il est nécessaire d'établir un bilan de participation au salon. Le suivi d'un salon est stratégique, il consiste à envoyer, dans la semaine qui suit le salon, de la documentation aux visiteurs et à les remercier de leur passage sur le stand. Un bon suivi permet enfin d'entreprendre des négociations avec de nouveaux clients. La participation aux manifestations commerciales est la meilleure façon de se faire connaître et de promouvoir ses produits. L'entreprise fidélise ses propres clients et enrichit son fichier par des prospects étrangers. C'est un moyen d'accéder à de nouveaux marchés tout en développant son image de marque.

L'assurance prospection

Cette assurance s'adresse aux entreprises qui souhaitent exporter des produits ou services d'origine française.